Klantcase Oving

Bomenrooierij Oving en TimeKing spreken dezelfde taal: efficiënt werken, kwaliteit leveren en blijven verbeteren. Vanuit het Drentse Buinen werkt Oving dagelijks aan uiteenlopende zaag- en groenprojecten voor particulieren, bedrijven en overheden. Een jong en energiek team, ondersteund door een modern machinepark én een slimme digitale basis.

Met TimeKing digitaliseerde Oving de werkprocessen, van planning tot urenregistratie en facturatie, volledig op maat voor hun werkwijze. Geen papieren bonnen meer, maar één helder systeem dat meebeweegt met het tempo van het bedrijf. Zo ontstaat er meer overzicht en meer grip.

We spraken met Sander en Stefan. “Schouders eronder en als één team werken, zo runnen we dit bedrijf en zo zijn we ook met TimeKing gestart.” Door samen te zorgen dat de invoer altijd klopt, halen ze het maximale uit de software: overzicht, inzicht en een complete, kloppende facturatie.

Papieren werkbonnen: het begin van de frustratie

De aanleiding om over te stappen was simpel: papieren werkbonnen werkten niet meer. “In het begin ging dat nog wel”, vertelt Stefan. “Maar als je groeit, en met meer mensen werkt, dan wordt het chaos. Bonnen raken kwijt, worden verkeerd ingevuld of komen te laat binnen. Dan zit je drie weken later te factureren en weet niemand meer precies wat er is gedaan. Dat kost niet alleen tijd maar uiteindelijk ook gewoon geld.”

Die frustratie zorgde voor de beslissing: het moest anders. Via een relatie in de sloopwereld kwam TimeKing in beeld.

“Jullie zijn laagdrempelig. Er wordt naar je geluisterd en het programma wordt naar wens ingericht. Het is voor iedereen makkelijk, zowel de oudere en jongere medewerkers.”

Samen schouders eronder

Bij Oving draait het om aanpakken als één team, iets wat naadloos aansluit bij de werkwijze van TimeKing. Sander: “Wat we in eerste instantie zochten was een oplossing voor de werkbonnen, maar we zagen al snel dat er veel meer mogelijk was. We konden het hele proces van werkbonnen, planning en projecten in één keer digitaal doen.”

“Je moet er gewoon mee van start en als je dan vragen hebt, is het fijn dat je meteen iemand aan de lijn krijgt die met je meedenkt”, zegt Stefan. Dat meedenken merkten ze ook recent nog. “Moneybird had laatst zelf een wijziging doorgevoerd, waardoor sommige regels dubbel in onze factuur terechtkwamen,” vertelt Sander. “Ik had het net opgeschreven om aan jullie door te geven, maar toen werd ik al gebeld. Jullie hadden het zelf al gezien, en vroegen meteen: hebben jullie er ook last van? Dat laat zien hoe jullie meedenken.”

Meer overzicht, minder zorgen

TimeKing moet je niet koppelen aan leeftijd, maar aan je interesses. Waarom mensen denken dat een ouder iemand er minder verstand van heeft of het niet kan, weet ik eigenlijk niet. Maar het ligt niet aan je leeftijd maar aan je interesse, als het je niks interesseert dan wordt het ook niet wat. Voor je bedrijf moet je altijd proberen zo efficiënt mogelijk te werken en dus is het belangrijk dat je een systeem hebt dat goed werkt en voor iedereen eenvoudig is. Je moet het ook zo neerzetten dat de jongens het makkelijk kunnen invullen als het ingewikkeld wordt, dan doen ze dat niet. Daarom werkt TimeKing goed bij ons, omdat we het invullen heel makkelijk kunnen houden.

Het effect: medewerkers die zelf actief meedenken. “Bij particuliere klussen, waar ze soms meerdere opdrachten op een dag hebben, maken ze zelf nieuwe bonnen aan als ik iets ben vergeten. Dan laten ze dat aan het eind van de dag ook even weten. Dat was vroeger ondenkbaar.”

De kracht zit volgens Stefan in het samenwerken aan goede invoer: “Als de invoer klopt, klopt alles erachter ook. Dan krijg je grip op je uren, op de facturatie en op je projecten.”

Inzicht als winstfactor

Naast tijdwinst, biedt het systeem vooral inzicht. “Bijvoorbeeld het aangenomen werk op projecten. Eerst deden we dat naar eigen inzicht en gevoel. Nu zijn het cijfers. “Vaak zit je er met je gevoel best goed op, maar het is fijn om die bevestiging te hebben. De nacalculatie maakt het mogelijk nu kijken we na afloop altijd: hoe hebben we het gedaan en wat kunnen we leren voor de volgende keer?”

“Voorheen had of nam ik niet de tijd om een dag te besteden aan de nacalculatie maar met TimeKing is dit met één klik gedaan”

Meer dan verwacht

Tijdens de implementatie ontdekten Sander en Stefan functionaliteiten waar ze aanvankelijk niet eens naar op zoek waren. Zoals verlofaanvragen via de app, automatisch ingevulde voertuiggegevens, en het beheren van machines met verschillende types en opties. “We wilden gewoon van de papieren rommel af.”, zegt Stefan. “En nu hebben we een systeem waarin echt alles samenkomt.”

Advies aan andere bedrijven

Wat zouden Stefan en Sander tegen andere bedrijven zeggen die twijfelen over digitalisering? “Niet wachten. Echt niet. Als wij dit drie jaar eerder hadden gedaan, hadden we een hoop geld bespaard.”, zegt Stefan. “Het levert je overzicht op, en rust. En het mooie is: het systeem werkt niet alleen voor ons als planners, maar ook voor de jongens buiten. Het is simpel, duidelijk en compleet.”