Het werk is gedaan, de bonnen zijn ingevuld en de uren staan erin. Toch duurt het vaak nog weken voordat er een factuur de deur uit gaat. Het kostenoverzicht moet langs de uitvoerder van de opdrachtgever. Die moet akkoord geven. En de administratie van de opdrachtgever wil een opdrachtbon of inkoopordernummer zien voordat de factuur betaald wordt.
Dat betekent mailen, nabellen, wachten op een pdf met een handtekening en de opdrachtbon er zelf bij zoeken. Al die tijd staat er geld open.
Met kostenoverzichten in TimeKing loopt dat hele traject in één keer door: van uitvoering tot factuur.
Zo loopt het proces
1. Het werk wordt vastgelegd tijdens de uitvoering
Je medewerkers vullen in de app hun bonnen in: uren, materieel, materialen en wegingen. Alles komt direct in TimeKing terecht, gekoppeld aan de juiste klant en het juiste project. Je hoeft achteraf niets over te typen.
2. Je maakt een kostenoverzicht
Je bundelt de bonnen van een week of een project in één kostenoverzicht. Dat kan vanuit Kostenoverzichten, maar ook direct vanuit Bonnen of de Administratie. TimeKing zet de bonnen om in regels, gegroepeerd zoals jij wilt: per werkzaamheid, materiaal, voertuig, medewerker of per dag.
3. De uitvoerder accepteert online
Je verstuurt het kostenoverzicht per e-mail. Daarin staat een link waarmee de uitvoerder van de opdrachtgever het overzicht online bekijkt en direct accepteert: naam invullen, handtekening zetten, klaar. Ook op de telefoon, gewoon vanaf de bouwplaats.
Er komt dus geen geprinte pdf terug, en je hoeft ook niet na te bellen. In TimeKing zie je meteen dat het overzicht is geaccepteerd: door wie, wanneer en met welke handtekening.
4. De opdrachtbon komt direct mee
Werkt je opdrachtgever met opdrachtbonnen of inkooporders? Dan stel je in dat de uitvoerder die meestuurt bij het accepteren. De opdrachtbon wordt opgeslagen bij het kostenoverzicht. Je hoeft er dus niet meer achteraan te mailen.
5. De factuur maakt en verstuurt zichzelf
Hier zit de grootste tijdwinst. Zodra het kostenoverzicht is geaccepteerd, kan TimeKing automatisch:
- De factuur maken op basis van het kostenoverzicht
- De opdrachtbon/inkooporder toevoegen als bijlage bij de factuur
- De factuur definitief maken en e-mailen naar de opdrachtgever
De factuur komt bij de opdrachtgever binnen met precies wat diens administratie nodig heeft: dezelfde regels als het geaccepteerde kostenoverzicht, plus de opdrachtbon. Dat geeft minder vragen en sneller betaald.
Liever eerst zelf controleren?
Je hoeft niet meteen alles te automatiseren. Begin met alleen het automatisch maken van de factuur. Die komt dan als concept klaar te staan, en jij controleert hem en verstuurt hem met één klik. Loopt dat een paar weken goed? Zet dan ook het automatisch definitief maken en mailen aan.
Wat levert het op?
- Sneller factureren: de factuur gaat de deur uit zodra de opdrachtgever akkoord geeft, niet dagen later.
- Geen discussie achteraf: de opdrachtgever heeft vooraf getekend voor precies deze regels.
- Alles op één plek: bonnen, kostenoverzicht, handtekening, opdrachtbon en factuur horen bij elkaar.
- Minder administratie: geen pdf's heen en weer, en je hoeft niet zelf over te typen of na te bellen.
Zelf instellen
Hoe je kostenoverzichten en het automatisch factureren instelt, lees je in het helpartikel: Kostenoverzichten instellen.
